告知函书写格式：标题通知函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

2、正文(1)开头。

写行文的缘由、背景和依据。

开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

(2)主体写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。

(3)结语。

不同类型的函结语有别。

如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。

若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。

请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等习惯用语收束。

复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。

也有的函不写结语。

3、落款，写上通知人或单位名称，和通知时间。

4、通知函书写注意事项有注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。

主管机关答复请求审批事项，用审批函。

开门见山，直奔主题。

无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。

一文一函，简洁明了。

语言要规范得体，并体现函的用语特色。

发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。

切忌使用生硬、命令性的语言。

复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。